Esküvői vendéglista és kalkuláció

Az esküvőszervezés és esküvői költségvetés első és legfontosabb eleme az esküvői vendéglista elkészítése. Ennek fontosságáról az esküvőhelyszín kiválasztásáról szóló cikkünkben már beszéltünk.

Esküvői vendéglista nélkül nem tudjuk elkezdeni a szervezést, ezért az első lépés, hogy pontos névlistát készítünk a meghívottakról. Bár a piacon számos esküvőtervező program kapható, ennél egyszerűbben és olcsóbban is kivitelezhetjük ezt a műveletet egy Excel táblázat vagy más hasonló program segítségével.

Segítségül elkészítettünk egy minta esküvői vendéglistát és kalkulációs lapot, melyet minden olvasónk kedvére letölthet az alábbi linken:

Mennyegző.Hu Esküvői vendéglista és kalkulációs lap

Ahogy a fenti táblázatban is látható, érdemes "többfunkciós" vendéglistát készíteni vagyis úgy felépíteni a táblázatot, hogy abból több adatot ki tudjunk olvasni. Így az esküvői vendéglista elkészültekor tudni fogjuk, hogy hány meghívót rendeljünk, mekkora lesz a vacsora létszáma, és ebből hány kedvezményes (gyerek vagy szolgáltató) menüre vagyunk jogosultak, de ha a cukrászda Ft/szelet árat ad meg, annak a végösszegét is láthatjuk (1 szelet/fő mennyiséggel számolva).

Táblázatunk két munkalapból áll: vendéglista és kalkuláció.

Vendéglista munkalap

Erre szolgál az első két oszlop, melynek kitöltésével a szükséges meghívók számát tudjuk pontosan meghatározni. enélkül, a meghívókészítők a vendéglétszám felének megfelelő meghívó darabszámot szoktak javasolni, ami az esetek többségében meg is felel a valóságnak, azonban ha például sok egyedülálló jön az esküvőre, akkor máris borul ez a tétel. Sokkal egyszerűbb tehát eleve egy sorban feltüntetni azokat a párokat/családokat/csoportokat/személyeket, akiknek elég egy meghívót adnunk.

A táblázat 4-6. oszlopában feltüntethetjük, hogy az egy sorban szereplő "csoport" hány felnőttből és gyermekből áll. Ennek a vacsora költségénél lesz jelentősége, hiszen a legtöbb esküvőhelyszín a gyermekek számára féláron számolja fel a vacsorát és az italcsomagot. Néhány (főként magas árkategóriájú) helyszínen lehetőség van szolgáltatói menü kérésre is, mely nem tartalmazza a teljes esküvői menüsort, ezért a Vendéglista munkalap 6. oszlopában az ő létszámukat is feltüntethejük.

A létszámot összesítő sor alatt található Index cellákban megadhatjuk a gyermekeknek és szolgáltatóknak adott esetleges kedvezményeket. Ha pl. a szolgáltatók 30% kedvezményt kapnak, akkor az index sorban az ő oszlopunkba 70%-ot írjunk.

Kalkuláció munkalap

A kalkulációs lapon feltüntethetünk minden tételt, mely az esküvőhöz kapcsolódik, azokat is, melyek létszámtól függenek és azokat is, melyek nem. A táblázatunkban feltüntetett tételek és az alkalmazott képletek a vendéglistára mutatnak, ezért létszámváltozás esetén a kalkuláció is módosul.

Természetesen, ez a táblázat csak egy lehetséges formák közül, ahogy az esküvői vendéglistát elkészíthetjük. Ha Neked másképp tűnik logikusnak, kedvedre módosíthatod. Ha viszont tetszett, küldd el minden barátnődnek/barátodnak, aki esküvőre készül, és mondd el neki azt is, hogy hol találtad!

Jó készülődést kívánunk!